De l'arxiu tradicional a l'arxiu digital

Estem acostumats a anar a un arxiu i trobar-hi papers, molts papers. Són el material que preferentment tracta l’arxiu. Però no tot és paper, també hi ha altres tipus de suport de documents com els pergamins que generalment considerem com uns fons importants per la seva antiguitat.  En el nostre arxiu de l’Escola Pia de Catalunya també hi tenim altres suports documentals.

Tipologies documentals tradicionals en paper

A principis del segle XX es començaren les filmines per a la catequesi o amb historietes per distreure els alumnes en els dies de pluja en que no podien sortir al pati o els que s’usaven per il·lustrar les classes d’art, d’història o de geografia. En guardem dels Amics del Catecisme, de Filminas Don Bosco, de Proyec-Films de España i de Bonne Presse, sobretot. Destaquem la filmina amb la vida de sant Josep Calassanç amb dibuixos d’Antoni Batllori Jofré. Més endavant sorgí la tècnica de les diapositives, que es convertiren en un material important per a l’ensenyament.  L’Escola Pia en publicà alguns temes educatius acompanyats amb una sèrie de diapositives. També en conservem com a reportatges de llocs escolapis, d’activitats educatives, de viatges.

Diapositives amb la vida de Sant Josep Calassanç. Dibuixos d'Antoni Batllori

Diapositives realitzades per  "Filminas Don Bosco"

El microfilm cap als anys vuitanta del segle passat va ser un mitjà de reproducció de documents que tingué forta volada. S’evitava haver d’accedir al document original, la qual cosa permetia una millor conservació d’aquest i per a certa documentació possibilitava la destrucció d’originals que es trobaven en mal estat o en suport que es preveia que no aguantarà gaire o també perquè es decidia eliminar els originals per guanyar espai. En el nostre Arxiu tenim microfilms de documents d’altres arxius gràcies a les investigacions dels pares Josep Poch i Claudi Vilà: aquest, per exemple, en conservava un amb un document molt interessant sobre el nostre col·legi de Solsona, document que havia trobat a l’Archivo Nacional de Madrid. Però sobretot tenim la microfilmació sistemàtica de les secretaries de quasi totes les nostres escoles des de 1939 fins a 1985 aproximadament i de programacions i activitats de les escoles d’aquest mateix període. És un volum considerable que aconseguírem gracies a força voluntaris que ens donaren una mà. En poc espai hi ha molta informació. També tenim còpia microfilmada de l’arxiu de la Vicaria General d’Espanya.

Ens han arribat cassetes, vídeos, disquets, CD’s. Tot és documentació no en paper sinó en un altre suport.
La informàtica aquests darrers anys s’ha imposat, creant una documentació que no s’imprimeix en paper ni es copia en disquets o CD’s. Queda a l’ordinador. Alguns departaments de casa nostra ja no imprimeixen quasi res. Cal buscar un sistema per a conservar la documentació indispensable i fonamental, de manera que dintre d’uns anys no ens trobem que no tenim informació d’un període de temps.

Detall d'una fitxa del nostre catàleg amb accés a document digital

Des de l’Arxiu presentàrem a l’últim capítol provincial una proposta a fi de programar entre tots un camí per salvar aquesta documentació virtual sense paper. No es tracta d’una cosa semblant als suports anteriors. Ara queda només en els servidors digitals documentació fonamental, com per exemple la comptabilitat d’una escola. Abans o eren còpies d’originals en paper o material complementari, però en tot cas eren un objecte que podem tocar. Cal, doncs, posar-hi atenció i buscar maneres de retenir, conservar i recuperar la informació. No és només una tasca pròpia de l'arxiu provincial, n'ha de prendre consciència tota l'organització.

Els arxius del futur seran diferents dels que estem acostumats a veure. Quan els visitarem no ens ensenyaran una sala amb prestatgeries o compactes plens de caixes-arxivadors o planeres amb documents estesos. Caldrà fer un acte de fe per acceptar que en un petit armariet hi ha tota la informació que s’ha creat a les nostres escoles i a la província.

Joan Florensa